Microsoft Access 2010
Microsoft Access® es una herramienta de Microsoft para la definición y manipulación de bases de datos, que a pesar de ser muy básica ofrece un buen servicio al momento de manipular información en bases de datos.
Tablas
Las tablas con el componente básico o elemental de las bases de datos. O lo que es lo mismo, una base de datos está principalmente compuesta por varias tablas relacionadas. Las tablas contienen datos sobre algo o alguien, proveedores, clientes, libros en una biblioteca, compras, ventas, etc.
En una tabla un campo es una categoría o tipo de información, pueden ser nombres de empresas, precios de productos, direcciones de clientes, etc. Un registro es un conjunto de información acerca de una persona, cosa o evento. Puede ser toda la información de un producto, una transacción o un proveedor.
Cada registro de una tabla contiene el mismo registro de campos y cada campo contiene el mismo tipo de información para cada registro. Los valores de los campos pueden usarse para filtrar la información que se desee ver.
- Tipos Básicos
- Tipo Número
- Tipo Fecha/Hora
- Tipo Si/No
ConsultasLas consultas son preguntas que un usuario hace a la base de datos. Con ellas puede obtener información de varias tablas y con la estructura que más le interese. Además, las consultas pueden archivarse de forma que la próxima vez que se quiera hacer la misma pregunta no tendrá que volver a plantearla, será suficiente con llamar a la consulta previamente creada. La importancia de las consultas es enorme, de hecho es la potencia de esta herramienta la que permite que los gestores de base de datos sean casi imprescindibles en nuestro trabajo diario.
Los datos que responden a la pregunta pueden provenir de una sola tabla o de varias o incluso de otra consulta. La consulta reúne la información solicitada, el conjunto de registros que responde a la consulta se denomina “Hoja de Respuestas Dinámicas”.
Una hoja de respuestas dinámicas es un tipo actualizable de Conjunto de Registros, que es cualquier conjunto de registros definido por una tabla o consulta.
Al crear una consulta que describe el conjunto de registros que se desea obtener, se obtendrá automáticamente los datos actualizados de las tablas. Si modifica los datos mostrados en una hoja de respuesta dinámica, Access los actualiza en las tablas subyacentes en un entorno multiusuario, para ver inmediatamente en una hoja de respuesta dinámica los cambios que otras personas hacen en los registros.
Se utiliza para introducir, modificar y ver los datos utilizando el Formulario propiamente dicho.
El uso de Formulario también es un modo eficiente de introducir los datos y para ello cuenta con diversos elementos de diseño (texto, datos, imágenes, líneas y color) como para también verlos y modificarlos.
Los Formularios son útiles para:
- Presentar los datos en un formato atractivo, con fuentes especiales y otros efectos gráficos, tales como colores y sombreado.
- Calcular Totales.
- Mostrar datos de varias tablas.
- Automatizar tareas que realiza habitualmente
Informes
Los informes permiten presentar la información con una apariencia altamente profesional a la hora de imprimir nuestros datos.
Un informe se utiliza para presentar los datos en una página impresa y para mostrar los subtotales y totales correspondientes a todo conjunto de registros con una calidad apta para su publicación y con un esfuerzo mínimo.
Crear un Informe es un método muy eficaz de presentar los datos en forma de documento impreso. Si bien también es posible imprimir los Formularios y las Hojas de Datos, los Informes brindan mayor control sobre cómo se presentaran los datos, así mayor flexibilidad a la hora de presentar una información de resumen. Por Ej. en un Informe que muestre las ventas por categoría de productos, podría sumar el total correspondiente a cada categoría y calcular el porcentaje que representa cada categoría respecto a la suma total.
Los datos que responden a la pregunta pueden provenir de una sola tabla o de varias o incluso de otra consulta. La consulta reúne la información solicitada, el conjunto de registros que responde a la consulta se denomina “Hoja de Respuestas Dinámicas”.
Una hoja de respuestas dinámicas es un tipo actualizable de Conjunto de Registros, que es cualquier conjunto de registros definido por una tabla o consulta.
Al crear una consulta que describe el conjunto de registros que se desea obtener, se obtendrá automáticamente los datos actualizados de las tablas. Si modifica los datos mostrados en una hoja de respuesta dinámica, Access los actualiza en las tablas subyacentes en un entorno multiusuario, para ver inmediatamente en una hoja de respuesta dinámica los cambios que otras personas hacen en los registros.
Los informes permiten presentar la información con una apariencia altamente profesional a la hora de imprimir nuestros datos.
Un informe se utiliza para presentar los datos en una página impresa y para mostrar los subtotales y totales correspondientes a todo conjunto de registros con una calidad apta para su publicación y con un esfuerzo mínimo.
Crear un Informe es un método muy eficaz de presentar los datos en forma de documento impreso. Si bien también es posible imprimir los Formularios y las Hojas de Datos, los Informes brindan mayor control sobre cómo se presentaran los datos, así mayor flexibilidad a la hora de presentar una información de resumen. Por Ej. en un Informe que muestre las ventas por categoría de productos, podría sumar el total correspondiente a cada categoría y calcular el porcentaje que representa cada categoría respecto a la suma total.
